Tietosuojaseloste

Nordic Process Improvement Oy (npi.fi) tietosuoja- ja rekisteriseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seloste.

Laadittu: 25.5.2018 · Viimeisin muutos: 3.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Nordic Process Improvement Oy (NPI)

Y-tunnus: 2389205-6
Osoite: Hukankuja 7, 20880 Turku
Sähköposti: mika@npi.fi
Puhelin: +358 40 709 6439

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mika Koivisto

Sähköposti: mika@npi.fi
Puhelin: +358 40 709 6439

3. Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen

Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

a) Yhteydenottolomake

Kun jätät yhteydenottopyynnön npi.fi-sivuston lomakkeella, käsittelemme antamiasi tietoja (kuten etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viestin sisältö) voidaksemme vastata yhteydenottoosi.

• Tarkoitus: vastata kysymyksiin ja hoitaa asiakasviestintää.
• Oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa yhteydenottoja ja asiakassuhteita.
• Mihin tiedot tallentuvat: lomakkeen viestit toimitetaan NPI:n sähköpostiin (Microsoft 365 / Outlook), jossa niitä käsitellään normaalin asiakasviestinnän tavoin.

b) Asiakkuudenhallinta ja laskutus

Käsittelemme asiakkaidemme ja yhteyshenkilöidemme tietoja asiakassuhteen hoitamiseksi sekä palveluiden laskuttamiseksi.

• Mitä tietoja: nimi (etu- ja sukunimi), yritys ja y-tunnus, tehtävä/rooli, yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero), laskutustiedot sekä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut, yhteydenpitohistoria ja sopimustiedot. Tiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana.
• Tarkoitus: asiakassuhteen hoitaminen, viestintä, palveluiden toimittaminen ja laskutus.
• Oikeusperuste: asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu ja sopimuksen täytäntöönpano; laskutus- ja kirjanpitotietojen osalta lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki).
• Missä käsitellään: asiakkuudenhallinnassa käytetään HubSpot-järjestelmää (CRM). Järjestelmän palveluntarjoaja (HubSpot) voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella (mm. Yhdysvalloissa); siirto suojataan EU:n komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (SCC). Laskutus- ja kirjanpitoaineistoa käsitellään laskutus- ja taloushallinnon järjestelmissä kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

c) Tekoälyavustaja NIA

npi.fi-sivustolla toimii NIA-tekoälyavustaja (NPI Intelligent Assistant), joka vastaa kävijöiden kysymyksiin NPI:n palveluista.

• Mitä tietoja: NIA käsittelee vain niitä viestejä, jotka kävijä itse kirjoittaa keskusteluun. Botti ei kerää nimeä, sähköpostiosoitetta tai muita yhteystietoja, ellei kävijä itse niitä kirjoita. Suosittelemme, ettei keskusteluun kirjoiteta arkaluonteisia henkilötietoja.
• Tarkoitus: vastata kävijän kysymyksiin NPI:n palveluista.
• Oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota verkkosivuilla asiakaspalvelua ja opastusta.
• Missä käsitellään: NIA toimii Microsoft Azure -palvelussa EU-alueella (Sweden Central) ja käyttää Azure OpenAI -palvelun gpt-4.1-mallia. Resurssi on Regional-asetuksella, joten data pysyy EU:n datarajojen sisällä.
• Ei mallien koulutusta: Microsoft sitoutuu siihen, ettei kävijöiden viestejä tai vastauksia käytetä Microsoftin, OpenAI:n tai kolmansien osapuolten tekoälymallien kouluttamiseen ilman asiakkaan nimenomaista lupaa.
• Väärinkäytösten valvonta: Microsoft voi säilyttää otoksen chat-viesteistä enintään 30 päivän ajan erillisessä, asiakaskohtaisesti eristetyssä tietovarastossa palvelun väärinkäytösten estämiseksi, minkä jälkeen ne poistetaan. Tähän pääsevät vain valtuutetut Microsoftin tarkastajat tiukan pääsynvalvonnan alaisina – ei NPI. EU-alueen resurssien osalta myös ihmistarkastajat pysyvät Euroopan talousalueella (ETA).

d) Evästeet

npi.fi käyttää evästeitä. Sivuston eväste-ilmoituksessa voit hallita suostumustasi seuraaviin ryhmiin:

• Toiminnalliset evästeet (aina aktiiviset): välttämättömät sivuston toiminnalle.
• Tilastoevästeet: auttavat ymmärtämään, miten kävijät käyttävät sivustoa. Sivustolla käytetään Google Analytics -kävijäseurantaa.
• Markkinointievästeet: käytetään markkinoinnin kohdentamiseen. Sivustolla nämä toteutetaan Googlen markkinointievästeillä (osana Google Analytics / Google-palveluita).

Tilasto- ja markkinointievästeitä käytetään vain, jos annat niihin suostumuksen. Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa sivuston evästeasetuksista. Suostumusten hallintaan käytetään Complianz-evästesuostumustyökalua.

4. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen kannalta tai lain edellyttämän ajan. Yhteydenottoviestejä säilytetään asiakasviestinnän tarpeen mukaisesti. Asiakas- ja yhteyshenkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen. Laskutus- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä). NIA:n osalta Microsoftin väärinkäytösvalvonnan otosta säilytetään enintään 30 päivää (ks. kohta 3c).

5. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja käsitellään seuraavien palveluntarjoajien järjestelmissä:

• Microsoft (Azure ja Microsoft 365): sähköposti ja NIA-tekoälyavustaja. Käsittelyyn sovelletaan Microsoftin tietojenkäsittelyliitettä (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, DPA, aka.ms/dpa), joka kattaa Azure- ja M365-palvelut. Tiedot käsitellään EU-alueella.
• Google (Google Analytics): sivuston kävijäseuranta ja analytiikka. Google voi käsitellä evästetietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella (mm. Yhdysvalloissa); siirtoja suojataan EU:n komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (SCC). Näitä evästeitä käytetään vain suostumuksellasi.
• HubSpot (CRM): Käsittelee asiakas- ja yhteyshenkilötietoja NPI:n lukuun. Palveluntarjoaja voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella (mm. Yhdysvalloissa); siirto suojataan EU:n komission vakiosopimuslausekkeilla (SCC).
• Netello: fi-sivuston tekninen ylläpitokumppani (WordPress). Netello käsittelee tietoja vain sivuston ylläpidon edellyttämässä laajuudessa NPI:n lukuun.

Microsoft-palveluissa (sähköposti ja NIA) tiedot käsitellään EU-alueella. Google Analyticsin ja HubSpotin osalta tietoja voidaan siirtää myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle (mm. Yhdysvaltoihin), jolloin siirto suojataan EU:n komission vakiosopimuslausekkeilla (SCC). Google Analyticsin evästeitä käytetään vain suostumuksellasi, ja voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa evästeasetuksista.

6. Tietojen suojaus

Tiedot salataan sekä siirron aikana että tallennettuna. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Ketkä käsittelevät tietoja: Henkilötietoja käsittelevät NPI:n toimitusjohtaja sekä NPI:n lukuun toimivat konsultit siltä osin kuin se on tarpeen NPI:n asiakkuuksien hoitamiseksi. Kaikki käsittely tapahtuu NPI:n yhteisissä järjestelmissä NPI:n ohjeistuksen mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: NPI ei tee henkilötietojen perusteella automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsyä itseäsi koskeviin tietoihin,
• pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista,
• vastustaa tai rajoittaa käsittelyä,
• peruuttaa antamasi suostumus (esim. evästeiden osalta),
• pyytää erikseen antamiesi tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen (oikeus tietojen siirtoon),
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnöt voi osoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).