Lean tarjoaa käytännön työkaluja systemaattiseen johtamiseen

1. Suunnan asettaminen – mitkä ovat prioriteettimme ja keinot niiden saavuttamiseksi?

Vaikka houkutus on suuri lähteä suoraan ratkaisemaan yrityksen käytännön ongelmia, toiminnan edellytykset pitää ensin varmistaa. 

Kaikkien yritysten resurssit ovat rajalliset, joten ensimmäinen askel on päättää mitkä asiat oikeasti ovat kaikkein tärkeimpiä ja varmistaa, että juuri niitä asioita priorisoidaan ja niihin panostetaan. Yhtä olennaista on sanoa ääneen, mitkä projektit pannaan toistaiseksi jäihin, eikä niihin käytetä resursseja.

Kun haluttu muutos on suuri, se vaatii strategisia läpimurtoja. Silloin emme voi enää jatkaa vanhalla rutiinilla, vaan toimintaa on kehitettävä merkittävällä tavalla. Suunnan valinnan jälkeen on selvitettävä, ymmärtävätkö kaikki mihin pyrimme. Ydintehtävämme ja tahtotilamme on kirkastettava ja viestittävä jokaiselle työntekijälle.

Aito vuoropuhelu on tärkeä osa strategian jalkautusta. Käytännönläheinen keskustelu ja ideoiden pallottelu koko organisaation kanssa auttaa löytämään toimivat keinot. Kun kaikki organisaatiotasot ovat mukana strategian kehittämisessä, jokainen työntekijä sitoutuu omalta osaltaan tavoitteiden saavuttamiseen.

Samalla on varmistettava, että organisaation rakenteet tukevat haluttuja muutoksia. Ovatko yrityksen arvot ja kulttuuri linjassa, tukeeko organisaatiomalli tulevaisuuden visioita, ovatko johtamisen järjestelmät ja HR-käytännöt ajan tasalla, tai onko arkinen tekeminen muutosten vaatimalla tasolla?

Näiden kysymysten selvittämisessä voi hyödyntää standardoituja johtamisjärjestelmiä, riskien hallintaa, arvovirtoihin perustuvaa prosessiajattelua, osallistavaa muutosjohtamista ja säännöllistä kommunikaatiota.

2. Operatiivisen kyvykkyyden varmistaminen Lean Six Sigman oppeja noudattaen

Kun suunta on valittu ja edellytykset ovat kunnossa, voidaan siirtyä käytännön toiminnan parantamiseen. Tässä operatiivisen kyvykkyyden kehittämisessä kannattaa hyödyntää vuosikymmenten aikana tehokkaiksi havaittuja Lean Six Sigma -oppeja.

Parhaat kehityskohteet löytyvät usein eri toimintojen välisiltä alueilta ja osastojen keskinäisestä yhteistyöstä.

Hyviä tapoja johtaa toimintaa ovat muun muassa:

• asiakkaan tarpeiden varmistaminen
• tuotetiedon hallinta
• kysynnän ja kapasiteetin tasapainottaminen
• prosessien näkyväksi tekeminen
• pullonkaula-ajattelu
• materiaalivirtojen optimointi
• parhaiden toimintamallien käyttöönotto
• visuaalinen päivittäisjohtaminen

3. Toiminnan kehittäminen pitkäjänteisesti

Myös kehittämistoimintaa voi johtaa systemaattisesti ja pitkäjänteisesti. Strategisten läpimurtohankkeiden tapaan yksittäisten kehitysprojektien resurssit ovat usein rajalliset. Sen takia kehittämisen ohjaaminen on tärkeää koko organisaation tasolla. 

Kehittämistoiminnan yleinen haaste on käytettävän tiedon puutteellisuus tai sen epäluotettavuus. Tietoa ei kerätä, asiakkaan kannalta olennaisia mittareita ei seurata, datan laatu on heikkoa tai sitä ei osata hyödyntää.

Kannustamalla työntekijöitä aktiiviseen havaintojen tekemiseen yritys parantaa tiedon laatua ja olennaisen tiedon ymmärtämistä. Työntekijät pääsevät vaikuttamaan arjen toimintaan ja organisaatio saa kerättyä hiljaista tietoa.

Prosessivirheet ja poikkeamatilanteet ovat hyvä tiedon lähde. Niiden systemaattinen analysointi auttaa paljastamaan toistuvia ongelmia ja saamaan vaihtelut hallintaan ja ennustettaviksi. Päivittäisen raportoinnin avulla muutoksiin pystytään reagoimaan välittömästi. Myös säännöllinen aloitetoiminta ja innovointi auttavat uusien ideoiden löytämisessä.

Jo pieni ajattelutavan muutos ongelman juurisyyn löytämiseksi auttaa yritystä parantamaan toimintaansa pysyvällä tavalla. Lean tarjoaa useita tehokkaita menetelmiä ongelmien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi. Esimerkiksi ”viisi kertaa miksi”, kalanruotokaavio, PDCA, DMAIC ja Kaizen-kehityspäivät ovat hyviä työkaluja toiminnan systemaattiseen parantamiseen.